Una questione di normative, produttività e benessere.

Tutte le componenti dell’ufficio, dal pavimento al soffitto, dagli arredi ai computer, sono elementi fondamentali del contesto lavorativo e dello spazio vitale all’interno del quale gli impiegati di un’azienda trascorrono almeno 8 ore al giorno, per 5 giorni a settimana. 

Per questo è importante adeguarlo, oltre che alle recenti disposizioni in materia di contenimento del contagio da Covid, anche al nuovo approccio psicologico e comportamentale verso gli spazi più frequentati, gli oggetti di uso comune, ma anche ai colleghi e le altre persone con cui ciascuno entra in contatto quotidianamente.

Infatti, un ufficio progettato ed organizzato per rendere meno stressante, da tutti i punti di vista, l’ambiente di lavoro degli impiegati, facilita il lavoro di tutti e migliora le performance generali in termini di velocità dell’esecuzione e qualità del risultati.  

Ottimizzare gli spazi

La prima cosa da fare, al di là delle misure imposte dalle direttive sul distanziamento sociale, è considerare le dimensioni e caratteristiche della postazione di ciascun collaboratore, in modo che sia realizzata a misura d’uomo

Infatti, facilitare le interazioni tra le persone e gli altri elementi dell’ufficio (colleghi, attrezzature, ambienti, etc.) significa contribuire al benessere psicofisico dei dipendenti, con una ricaduta positiva sulle prestazioni complessive di tutto il sistema produttivo.

Naturalmente, ottimizzare gli spazi non significa necessariamente chiamare un’impresa edile o di serramenti per costruire muri in cartongesso o box in vetro e alluminio. Nella maggior parte dei casi è sufficiente ridisporre l’arredamento separando i vari ambienti con pareti divisorie mobili, leggere e facilmente riposizionabili

Rinnovare l’arredamento

Il passo successivo, di rapida attuazione ed economicamente poco impegnativo, è dotare ciascun collaboratore di una postazione ergonomica, cioè realizzata per rendere confortevole l’interazione con gli arredi e le attrezzature presenti nel proprio spazio.

Questo accorgimento, oltre ad essere un obbligo di legge previsto dal Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, è uno dei facilitatori più efficaci della produttività in ufficio e previene malesseri temporanei, o vere e proprie malattie professionali, che creano disagio al lavoratore e all’azienda.  

Gli strumenti ergonomici indispensabili per un ufficio moderno e produttivo sono:

  • una sedia con ruote e braccioli, regolabile in altezza e inclinazione dello schienale, a seconda delle caratteristiche fisiche del lavoratore;
  • una scrivania di forma, altezza e dimensioni appropriate ed opportunamente orientata nello spazio a disposizione;
  • un sistema di illuminazione generale e dedicato alla postazione che riduca i contrasti luce-ombra, per un maggiore comfort della vista. 

Un team di collaboratori a proprio agio in un ambiente accogliente è molto più produttivo. Inoltre, anche in questo caso, è possibile rendere gli ambienti dell’ufficio più comodi e funzionali senza impegnare grossi budget. Per questo, rinnovare opportunamente l’arredamento, potrebbe risultare un ottimo investimento.

Fare un upgrade dei computer e del software

Anche la scelta dei computer e periferiche giuste, e dei programmi più opportuni, gioca un ruolo fondamentale nella continuità e produttività di un ufficio. Infatti, i nuovi ritmi e modalità di lavoro imposti dal recente lockdown hanno messo molte aziende alla prova con un test che in molti casi ha fatto davvero la differenza: lo smart-working.

Quindi, oggi più che mai i sistemi informatici di un ufficio, non sono semplicemente dei calcolatori, o dei terminali per la videoscrittura: devono aiutare l’azienda ad ottimizzare i tempi, migliorare il flusso del lavoro, garantire la tutela della sicurezza dei dati.

Le soluzioni tecniche, sia dal punto di vista hardware che software sono sempre più versatili. Computer fissi, portatili, postazioni ibride, sistemi di archiviazione sicura, sistemi operativi personalizzati, programmi per la gestione dei documenti, l’assistenza da remoto ed ogni altra soluzione su misura per l’azienda.

Fare un aggiornamento dei propri sistemi informatici comporta benefici irrinunciabili: oltre a garantire nuove funzionalità, migliora le prestazioni generali dell’azienda e garantisce una maggiore sicurezza dei dati.

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